2 nástroje pro vaši úspěšnou prezentaci: tabule na fixy a flipchart

Připravíte si slajdy, projdete si výklad a přesto během prezentace narazíte na otázku, kterou jste nečekali. Začnete vysvětlovat vztahy mezi jednotlivými body, ale na obrazovce pro ně není místo. Právě tehdy pomůže obyčejný fix. Rychlý náčrt často objasní situaci lépe než další snímek.

Tabule na fixy a flipchart proto neztratily význam ani v moderní zasedací místnosti. Digitální prezentace ukáže hotové podklady. Fyzická plocha dává řečníkovi prostor reagovat na publikum. Každý nástroj přitom funguje trochu jinak.

Co je to prezentace a proč nestačí jen slajdy

Prezentace není soubor v PowerPointu. Je to způsob, jak předat myšlenku tak, aby jí publikum porozumělo a zapamatovalo si ji. Slajdy mohou ukázat graf, fotografii nebo hotový návrh. Samy ale nevysvětlí nečekanou otázku a nezachytí nápad, který vznikne během porady.

O výsledku rozhoduje především řečník. Musí vědět, kam výklad směřuje, a zároveň sledovat reakce lidí v místnosti. Když se objeví nejasnost, potřebuje ji ukázat srozumitelně. Někdy stačí napsat jedno slovo. Jindy pomůže jednoduché schéma.

Proto má rozhodně smysl řešit prezentační vybavení už při přípravě zasedačky, školící místnosti nebo učebny. Nejde o dekoraci, ale o nástroje, které drží výklad pohromadě.

Jak by měla vypadat prezentace

Dobrá prezentace má jasný cíl. Posluchač by měl od začátku vědět, proč téma sleduje a k jakému výsledku má setkání dojít. Obsah potom může postupovat přirozeně od problému k řešení. Závěr se vrátí k hlavní myšlence a nastíní další kroky.

Slajdy by neměly suplovat mluvený projev. Dlouhý text na plátně nutí publikum číst. V tu chvíli přestává poslouchat. Na obrazovku proto patří jen přesné nebo vizuálně názorné informace. Vysvětlení má zůstat na řečníkovi. Důležitý je také prostor pro otázky.

Při přípravě myslete na konkrétní publikum. Jinak budete vysvětlovat známý postup kolegům a jinak nový produkt zákazníkovi. Rozdíl se neprojeví jen ve slovníku, ovlivní také množství detailů a tempo výkladu.

U delšího tématu pomáhá rozdělení do několika jasných částí. Publikum potom ví, kde se právě nachází. Osnovu není nutné stále promítat. Může zůstat napsaná na kraji tabule nebo na prvním listu flipchartu.

Tabule na fixy: rychlá pomoc při vysvětlování

Dobře umístěná mazací tabule je připravená během několika vteřin. Když se výklad změní, obsah snadno upravíte. Mazací tabule je proto vhodná hlavně pro porady a školení, při kterých se řešení tvoří přímo v místnosti.

Její výhodou je rychlost. Řečník nemusí hledat další soubor ani přepínat mezi slajdy. Stačí se otočit k tabuli a ukázat, co má na mysli. Postupné kreslení navíc pomáhá publiku sledovat vznik schématu. Hotový obrázek bývá někdy složitější než výklad, který vzniká krok za krokem.

Při psaní stůjte mírně stranou. Pokud zůstanete přímo před tabulí, publikum uvidí až hotový výsledek. Pište většími písmeny, než jste zvyklí na papíře. Tenká a drobná poznámka se ze zadní části místnosti ztratí.

Když potřebujete zvýraznění, použijte jinou barvu pouze pro nejdůležitější bod. Příliš mnoho barev odvádí pozornost od obsahu.

Magnetická, nebo nemagnetická tabule?

Pro samotné psaní magnetický povrch nepotřebujete. Smysl má tehdy, když chcete na tabuli připevnit vytištěný podklad. Může jít například o plán místnosti nebo graf, ke kterému budete během výkladu dopisovat poznámky.

Nemagnetická tabule stačí do kanceláře, kde slouží hlavně pro rychlé poznámky. Před nákupem proto zvažte běžný způsob používání. Příplatek za funkci, kterou nikdo nevyužije, nemá smysl.

U povrchu sledujte hlavně četnost používání. Při častém psaní se vyplatí povrch, který se snadno čistí a nezadržuje starší stopy. U občasného použití může stačit jednodušší provedení.

Nástěnná, nebo mobilní prezentační tabule?

Nástěnná tabule se hodí do místnosti s pevným uspořádáním. Nezabírá místo na podlaze a zůstává stále připravená. Před montáží je potřeba ověřit výšku i viditelnost. Plocha musí být dobře čitelná také z nejvzdálenějšího místa.

Mobilní prezentační tabule dává smysl ve sdílených prostorách. Lze ji přisunout ke skupině a po skončení odvézt stranou. Při výběru sledujte stabilitu podstavce. Kolečka by měla mít brzdy, jinak se tabule při psaní posouvá.

Jak velkou tabuli vybrat

Malá tabule se rychle zaplní. Řečník potom maže důležitou část ještě před koncem vysvětlení. Velikost proto nevybírejte jen podle volného místa na stěně. Rozhoduje také vzdálenost publika.

Před nákupem si plánovaný rozměr vyznačte malířskou páskou. Potom se posaďte tam, kde bude nejvzdálenější posluchač. Snadno poznáte, zda plocha působí dostatečně velká.

Zkontrolujte také světlo. Lesklý povrch může odrážet okno nebo stropní svítidlo. Tabule pak vypadá dobře z jednoho místa, ale z jiného je text téměř nečitelný. Nejlepší je vyzkoušet pohled ze všech míst, kde budou sedět posluchači.

Pojízdnou tabuli umístíte kamkoliv, kde potřebujete

Flipchart: když má obsah zůstat zachovaný

Flipchart funguje podobně jako tabule, ale každý popsaný list můžete ponechat stranou. To je užitečné při workshopu nebo brainstormingu. Skupina se může vrátit k předchozí části diskuze, aniž by bylo nutné něco znovu psát.

Papír také usnadňuje práci více skupin. Každá může dostat vlastní arch a na konci představit výsledek. Popsané listy lze pověsit na stěnu nebo odnést do kanceláře. Vývoj diskuze tak nezmizí po setření plochy.

Před prezentací lze na několik listů připravit nadpisy. Během setkání potom zapisujete jen odpovědi publika. Tím se práce zrychlí a výsledek zůstane čitelný. Zakryté listy přitom můžete odhalit až ve chvíli, kdy se k tématu dostanete.

Stojanový, nebo mobilní flipchart?

Stojanový flipchart je vhodný do jedné místnosti. Po skončení se dá složit a uložit. Důležitá je pevná konstrukce, protože stojan se při psaní nesmí kývat. Praktické je také nastavení výšky.

Mobilní model se lépe hodí tam, kde se vybavení často přesouvá. Užitečný je také při práci několika týmů v jednom prostoru. Přednost má stabilní podstavec a kolečka s brzdou.

Popisovací povrch rozšíří možnosti použití

Některé flipcharty mají zadní plochu, na kterou lze psát popisovačem. Papír potom využijete pro hlavní závěry. Krátkou poznámku můžete napsat přímo na povrch a po chvíli ji smazat. U vybraných modelů je plocha také magnetická.

Tuto vlastnost je potřeba ověřit v parametrech. Hladká plocha nemusí být automaticky určená pro popisovače a kovově působící konstrukce nemusí držet magnety.

Tabule, nebo flipchart?

Mazací tabule je vhodná pro obsah, který se průběžně mění. Hodí se pro operativní porady a rychlé vysvětlování. Po skončení ji smažete a plocha je znovu připravená.

Flipchart je lepší tam, kde chcete zachovat průběh práce. Jednotlivé listy mohou zůstat vystavené až do konce setkání. Později je možné přepsat závěry do zápisu nebo je použít při navazující poradě.

Ve větší zasedací místnosti se často vyplatí obě pomůcky spojit. Tabule slouží pro vysvětlení. Na flipchart se zapisuje výsledek, který má zůstat viditelný.

Flipcharty jsou velmi efektivním nástrojem pro prezentaci informací či firemní brainstroming

Na co udělat prezentaci? Zvolte nástroj podle cíle

Počítač se hodí pro hotovou strukturu, grafy, fotografie nebo návrhy, které chcete ukázat přesně tak, jak jste je připravili. Tabule pomáhá ve chvíli, kdy potřebujete improvizovat, vysvětlit souvislost nebo reagovat na otázku.

Flipchart zase dává smysl tam, kde má průběh práce zůstat viditelný. Hodí se pro workshopy, školení a diskuze, při kterých vznikají nové body přímo v místnosti.

U veřejnější prezentace může pomoci i další vybavení. Pro dlouhodobě viditelné sdělení se hodí informační vitrína, pro navigaci návštěvníků reklamní poutač. Tomu se podrobněji věnujeme také v článku 7 tipů, jak vyždímat maximum z offline prezentace.

Připravte místnost dřív, než prezentaci spustíte

Před příchodem publika tabuli smažte a zkontrolujte, zda na ní nezůstaly staré stopy. Flipchart postavte tak, aby při obracení papíru nenarážel do stěny. Tato kontrola zabere chvíli a zabrání zbytečnému přerušování.

U hybridní porady ověřte záběr kamery. Vzdálení účastníci musí vidět celou pracovní plochu. Pište většími písmeny a po každé změně se ujistěte, že obsah zůstává čitelný také na obrazovce notebooku.

Promyslete si rovněž místo, kam budete odkládat popisovače. Hledání fixu během výkladu zbytečně rozbíjí tempo. U tabule se osvědčí polička. U flipchartu může tuto roli převzít držák na stojanu.

Vždy zkontrolujte viditelnost. Tabule umístěná v odlesku okna bude špatně čitelná. Flipchart zase potřebuje dostatek prostoru, aby řečník nestál přímo před papírem.

Příslušenství rozhoduje o každodenním používání

Samotné vybavení nestačí. Na mazací tabuli patří popisovače určené pro whiteboard. Permanentní fix může zanechat stopu, kterou běžná stěrka neodstraní.

Tabuli pravidelně čistěte prostředkem vhodným pro její povrch. Agresivní chemie může poškodit vrchní vrstvu. Poškozená plocha se hůře maže a časem na ní zůstává šedý závoj.

U flipchartu si ověřte rozměr papíru a způsob uchycení bloku. Zásobu je vhodné mít přímo v místnosti. Příslušenství k flipchartům zahrnuje také vhodné popisovače.

Před prezentací všechny fixy vyzkoušejte. Vyschlý popisovač působí jako drobnost, ale dokáže přerušit výklad v nejhorší chvíli.

Popisovače ukládejte ve vodorovné poloze, pokud výrobce neurčí jinak. Po použití vždy nasaďte víčko. V zasedací místnosti je praktické ponechat jednu náhradní sadu, aby prezentace nestála na jediném fixu.

Co udělat po skončení prezentace

Výsledek práce nenechávejte jen na tabuli. Důležitou část vyfoťte a připojte ji k zápisu. U flipchartu si označte listy, které mají zůstat zachované. Bez krátkého popisu mohou po několika dnech ztratit souvislost.

Tabuli nakonec vyčistěte. Flipchart doplňte novým papírem, pokud se bude brzy používat znovu. Další řečník tak nezačne přípravu hledáním příslušenství nebo odstraňováním starého obsahu.

Jednoduchý nástroj často funguje nejlépe

Dobrá prezentace nestojí na množství techniky. Potřebuje jasnou myšlenku a způsob, jak ji přiblížit lidem v místnosti. Obrazovka ukáže připravený obsah. Tabule pomůže s vysvětlením. Flipchart uchová to, co během setkání vzniklo.

Při výběru proto nehledejte nejvybavenější model za každou cenu. Zaměřte se na skutečný způsob práce. Správná pomůcka je ta, po které lidé sáhnou bez přemýšlení ve chvíli, kdy samotná slova nestačí.